Codice Etico

Qui sotto c’è il documento per esteso, nei suoi sei capitoli. È riscritto per essere leggibile su una pagina invece che dentro un allegato: l’ordine, le regole e i divieti sono quelli del testo in vigore dal 30 gennaio 2021, senza impegni aggiunti e senza capitoli tolti.

Principi e campo di applicazione

Il Codice Etico raccoglie i valori e i principi a cui devono attenersi tutte le persone che lavorano in agenzia o con l’agenzia. Non riguarda solo i dipendenti: comprende chi amministra, chi dirige, i consulenti e in generale chiunque abbia un rapporto con l’agenzia, esclusi i contatti del tutto sporadici.

Il documento ha due funzioni. La prima è dichiarare in anticipo quale comportamento è atteso, così che non sia materia di interpretazione. La seconda è tenere sotto controllo gli aspetti dove il rischio è concreto: i conflitti di interesse, il trattamento delle informazioni, i rapporti con i terzi.

Tre principi reggono tutto il resto: onestà, equità e professionalità. Ogni operazione svolta dentro l’agenzia deve rispettarli, e il rispetto delle leggi del Paese in cui si lavora non è negoziabile in nessuna circostanza.

Far conoscere il Codice è un compito assegnato: gli account lo portano a chi entra in relazione con l’agenzia, la funzione che gestisce le risorse umane lo consegna a chi viene inserito.

Condotta delle persone

La reputazione è il bene su cui si regge il lavoro di un’agenzia: rapporti che durano nascono dalla fiducia, e la fiducia si costruisce su come si lavora, non su come si comunica. Per questo il Codice chiede a tutti lo stesso comportamento, a prescindere dal ruolo, e chiede ai vertici di essere i primi a tenerlo.

Fra i comportamenti considerati rilevanti il documento indica esplicitamente lo svolgimento dell’attività sotto l’effetto di alcol o di sostanze stupefacenti, il loro consumo durante l’orario di lavoro e la loro cessione ad altri.

Salute e sicurezza

L’agenzia si impegna a ridurre al minimo i rischi per i collaboratori e per i terzi, con un sistema di gestione dei rischi e della sicurezza, l’analisi delle risorse da tutelare e la supervisione costante dei metodi di lavoro e dei loro aggiornamenti. Le persone non sono spettatrici di questo processo: sono responsabili della prevenzione, della salvaguardia dell’ambiente di lavoro e della tutela della salute propria e altrui, e devono attenersi alle misure previste senza iniziative personali.

Dignità e diversità

Le opportunità di lavoro sono aperte a chiunque, e il criterio è il merito. Il documento esclude qualunque distinzione di tipo razziale, religioso, di nazionalità o di condizione sociale, sia nella selezione sia nella retribuzione.

Le decisioni su assunzioni e retribuzioni si prendono sul merito. Nessun’altra condizione entra nel giudizio.

Il Codice definisce poi due comportamenti come molestia, e li vieta: creare un ambiente di lavoro ostile o discriminatorio nei confronti di qualcuno, e ostacolare un collega per ottenere un vantaggio personale o di carriera. Sono vietate inoltre le molestie sessuali, che il documento descrive in due forme: la richiesta o l’accettazione di favori sessuali per ottenere vantaggi sul lavoro, e le proposte di relazione insistite nonostante il mancato gradimento.

Antiriciclaggio

L’agenzia si impegna a rispettare le norme nazionali e internazionali in materia di antiriciclaggio e autoriciclaggio, e chiede di monitorare e riferire ogni comportamento o segnale che possa indicare una violazione delle procedure interne.

Informazioni, dati e patrimonio

È il capitolo che riguarda più direttamente chi affida un progetto all’agenzia. Le informazioni e le conoscenze acquisite lavorando non si divulgano, né dentro né fuori dall’agenzia, se non nel rispetto delle regole. Il documento elenca ciò che appartiene in via esclusiva all’agenzia:

• i progetti e gli aspetti economici, contabili e gestionali;
• il piano degli investimenti;
• i dati personali dei collaboratori, comprese presenze, assenze e retribuzioni;
• gli accordi e i documenti aziendali;
• il know-how su produzione e sviluppo dei servizi, i marchi e i brevetti;
• i manuali interni;
• le banche dati di clienti, fornitori e dipendenti.

Lo stesso rispetto l’agenzia lo deve ai propri collaboratori: nessun uso improprio dei loro dati personali, né di quelli dei terzi.

Le informazioni apprese lavorando restano riservate anche dopo la fine del rapporto di lavoro.

Come si registrano e si diffondono le informazioni

Registrazione e analisi dei dati vanno fatte con precisione e accuratezza, per evitare che circolino informazioni false. Le informazioni economiche e finanziarie non escono senza l’autorizzazione della funzione che ne ha il potere, e chi viene a sapere di un’omissione o di una falsificazione nelle registrazioni ha l’obbligo di riferirla tempestivamente.

Patrimonio e sistemi informatici

Il patrimonio dell’agenzia comprende gli strumenti materiali, come computer e attrezzature, e quelli immateriali: informazioni, dati, conoscenze tecniche e strategiche. Si usano per lavorare, non per fini personali, e proteggerli è un compito di chi li usa.

Sui sistemi informatici il documento è dettagliato. Non si alterano né si falsificano documenti informatici, non si danneggiano dati e software, non si intercettano comunicazioni informatiche o telematiche. Non si installano strumenti capaci di danneggiare i sistemi o di interromperne il funzionamento, né dispositivi che impediscano le comunicazioni. Non si accede ai sistemi senza autorizzazione, non si cedono le proprie credenziali e non si diffondono copie di programmi. Ogni accesso abusivo va segnalato.

Diritto d’autore

Opere e materiali protetti dal diritto d’autore, compresi il diritto di immagine e il diritto al nome, si usano soltanto dopo aver ottenuto la disponibilità da chi ne è titolare. Per un’agenzia che produce immagini, video e testi non è una formalità: è il perimetro del lavoro quotidiano.

Verifiche interne

Il controllo interno non è un ufficio: il Codice lo attribuisce a ogni livello della struttura organizzativa, dirigenti compresi, che devono contribuire al sistema di controllo e coinvolgere i propri collaboratori. Davanti a prove di omissioni, uso inadeguato delle informazioni o appropriazione di beni, l’agenzia avvia i provvedimenti disciplinari e, in base alla gravità, agisce per via legale.

Conflitto di interessi

Il rapporto fra l’agenzia e le persone che lavorano con lei si regge sulla fiducia, e la fiducia si rompe quando un interesse personale entra in una decisione professionale. Il documento vieta quattro cose in modo esplicito:

• compiere azioni che favoriscano la concorrenza;
• assumere ruoli in società concorrenti o lavorare per esse;
• usare i beni dell’agenzia o fornire i servizi che l’agenzia offre senza l’autorizzazione della funzione competente;
• presentarsi come cliente o fornitore dell’azienda, e ricevere denaro o favori estranei all’attività.

Gli investimenti personali non sono vietati: sono tutelati, purché rispettino le norme e gli impegni assunti con l’agenzia. Quello che non è ammesso è tacere. Se si profila una situazione capace di generare un conflitto, la comunicazione è immediata, e chi lavora si astiene dalle attività estranee alle proprie mansioni. Anche l’espressione di opinioni pubbliche rientra nel perimetro: il Codice chiede attenzione, perché la reputazione dell’agenzia è esposta.

Rapporti con clienti, fornitori, istituzioni e media

Verso l’esterno il documento chiede un comportamento chiaro, trasparente e conforme alle leggi, insieme al rispetto del segreto d’ufficio. Corruzione e comportamenti illegali per ottenere vantaggi, personali o di lavoro, sono esclusi senza eccezioni.

Lealtà negli affari

La scelta di un fornitore si decide su correttezza, equità, qualità del bene e prezzo.

Favorire un fornitore invece di un altro non è ammesso. Nei rapporti con clienti, fornitori e terzi non si offrono denaro o regali per ottenere vantaggi reali o apparenti, e gli atti di cortesia commerciale non vanno compiuti in circostanze che possano dare adito al sospetto di illiceità. I dati dei terzi si acquisiscono e si trattano rispettando la normativa sulla privacy, e le informazioni riservate di clienti e fornitori non si usano senza un consenso scritto, approvato dalla funzione competente.

Il Codice vieta inoltre le intese con altre società capaci di condizionare la competizione sul mercato, richiamando espressamente la normativa antitrust e il divieto di accordi monopolistici.

Istituzioni

Le relazioni con le istituzioni sono riservate alle funzioni aziendali competenti e si basano su fiducia e correttezza, per non dare luogo a interpretazioni alterate. L’agenzia non versa contributi, diretti o indiretti, e non fornisce fondi a comitati o partiti politici, salvo i casi in cui la legge lo consenta.

Mass media

Tutte le comunicazioni che escono dall’agenzia devono essere trasparenti, chiare e veritiere, coerenti con le politiche e gli obiettivi dichiarati. Nessuna informazione, formale o informale, viene comunicata all’esterno senza l’autorizzazione della funzione competente.

Regali e omaggi

Il personale non è autorizzato a fare né a ricevere regali, doni, pagamenti e omaggi. L’unica eccezione riguarda gli omaggi di valore simbolico e modesto, autorizzati dalla funzione competente. Ogni pagamento o ricezione di denaro che faccia nascere un dubbio sulla propria correttezza va segnalato tempestivamente, e nei casi più gravi passa all’organo di controllo.

Violazioni, provvedimenti ed entrata in vigore

L’agenzia sanziona i comportamenti che non sono coerenti con i principi del Codice, con un provvedimento proporzionato alla gravità dell’irregolarità. Le sanzioni applicabili sono quelle previste dal Modello di Organizzazione e Controllo e dal contratto collettivo nazionale di lavoro; nei casi gravi il rapporto di lavoro si interrompe e l’agenzia può chiedere il risarcimento del danno.

Il Codice Etico è in vigore dal 30 gennaio 2021. Ogni modifica deve essere approvata dall’organo amministrativo, e una volta approvata sostituisce la versione precedente, che decade. Il documento non sostituisce le procedure interne dell’agenzia, che restano efficaci dove non sono in contrasto con esso.